Las empresas actualmente enfrentan el desafío de recuperar el dinamismo económico del pasado. Considerando que la economía colombiana tuvo su primera recesión en 2021 debido a la pandemia, de acuerdo al Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo, es importante hablar de la tecnología para que las compañías logren un entorno de reactivación.
Para lo anterior, las empresas de los diferentes sectores requieren utilizar un software de gestión empresarial que los llevará a conseguir beneficios como ahorros de tiempo y dinero, agilidad operacional e impactos financieros positivos que abonarán a un mayor dinamismo económico.
Pero, ¿qué se necesita saber para elegir el que se acomode de mejor forma a las necesidades de la compañía?
Technology Evaluation Center (TEC), compañía global dedicada a la evaluación y selección imparcial de software empresarial, recomienda seguir estos 5 pasos para realizar esa implementación de forma exitosa:
1. Detectar y definir las necesidades primordiales
Para ello, se recomienda organizar reuniones con los directores y gerentes de cada departamento de la empresa para comprender sus procesos de negocio y detectar puntos de mejora, para posteriormente enfocarse en las necesidades más urgentes.
Recopilada esta información, las empresas requieren un aliado tecnológico que les ayude a mapear esos procesos y traducirlos en términos de funcionalidad de software que los proveedores puedan ofrecer.
2. Investigar las características de cada software
La empresa ya sabe qué necesidades debe atender. Ahora, hay que poner especial atención en las características de los diferentes productos que ofrecen los fabricantes.
Para comparar y determinar qué software conviene más a la empresa, se deben utilizar bases de datos que incluya todas las características y funciones del producto. Con dicho análisis, se realiza una clasificación de las funcionalidades que va desde “Sin Importancia” hasta “De crítica importancia”.
3. Comparar los perfiles y reducir la lista
Considerar aspectos como la capacidad de los fabricantes para proveer las funcionalidades que necesita la empresa, así como precios preliminares para crear una relación entre costos y funcionalidades relevantes. Con esa clasificación, se crean perfiles de cada solución para compararlas con claridad.
Una vez definidos los aspectos anteriores, se podrá preseleccionar de forma más clara a aquellas con una mejor clasificación y generar una lista de soluciones finalistas.
4. Analizar detalladamente a los finalistas
A diferencia del anterior, este análisis debe hacerse más a profundidad. Los resultados deben ser presentados y visualizados de forma clara, de preferencia a modo de gráficos fáciles de entender.
Aquí se deben considerar aspectos detallados como escenarios hipotéticos, comparación entre finalistas, y análisis de muestra sobre la eficiencia de cada solución al modificar el nivel de importancia asignado a cada característica.
5. Elegir la mejor solución para el negocio y mantener un registro detallado de auditoría
Basarse en los aspectos anteriores y seleccionar la solución que mejor cumpla con los requisitos y presupuesto, sin olvidar que en cualquier momento del proceso, es importante contar con reportes detallados que incluyan los hallazgos obtenidos, los cuales servirán para justificar la decisión y la adopción del sistema.
