La digitalización de procesos de control y cumplimiento avanzó con fuerza en América Latina en los últimos años, pero aún existen áreas críticas donde la incorporación de inteligencia artificial (IA) puede marcar una diferencia. Una de ellas es la gestión documental de empresas contratistas, un terreno donde confluyen desafíos de trazabilidad, cumplimiento normativo y seguridad operacional.
Frente a ese escenario, herramientas como Certronic, la plataforma SaaS de gestión y control de contratistas desarrollada por Laborem, son una respuesta concreta basada en tecnología, experiencia legal y automatización inteligente. La plataforma permite centralizar la evaluación de contratistas, realizar controles normativos, emitir credenciales con códigos QR, desplegar alertas programables y obtener una vista 360º de cada proveedor. Todo en un entorno unificado, escalable y seguro, alojado en Amazon Web Services.
Francisco Costa, abogado laboralista, fundador de Laborem y de Certronic, identificó hace más de una década una necesidad no resuelta: la responsabilidad solidaria de las empresas principales por los empleados de sus contratistas, según lo establece el artículo 30 de la Ley de Contrato de Trabajo, exigía una solución operativa, preventiva y legalmente sustentada. «Innovar en la forma en que gestionamos recursos humanos y contratistas es clave para reducir riesgos, anticipar problemas y tomar mejores decisiones en tiempo real», sostiene.
Certronic nació primero como una metodología que combinaba auditoría documental y derecho laboral. Luego se transformó en una plataforma SaaS de amplio alcance. Hoy, cuenta con más de 20 módulos que permiten adaptarse a los requerimientos de empresas de distintos sectores e industrias: energía, oil & gas, banca, logística, salud, construcción, alimentación y bebidas así como tecnología, entre otros.
Entre sus funcionalidades se encuentran el almacenamiento sistematizado de documentos, la trazabilidad de reclamos, la programación de vencimientos, la emisión de alertas automatizadas, la integración con sistemas ERP, el control de accesos y la calificación por cumplimiento.
El punto de inflexión llegó con la incorporación progresiva de la inteligencia artificial. «Hoy no existe ningún modelo de IA que por sí solo pueda cubrir un proceso tan de nicho como el nuestro», explica Costa. «Por eso desarrollamos un agente que combina modelos abiertos, OCR, visión por computadora y algoritmos propios. La IA asiste al auditor, no lo reemplaza. Clasifica, interpreta, sugiere. Pero la decisión final es humana.»
Ese agente opera de forma paralela a la plataforma y estructura la información en un data warehouse que se mantiene separado del backend principal, lo que permite escalar sin afectar el rendimiento. La herramienta permite, por ejemplo, detectar si un recibo fue cargado como foto escaneada, PDF editable o documento corrupto, y guiar al usuario en su validación. Según Costa, «la precisión es clave, un error puede invalidar todo un proceso y derivar en una contingencia legal».
«Nuestro agente ya tiene la capacidad de clasificar más de 50 documentos distintos, identificar valores, validarlos, dar una recomendación sobre si se aprueba total, parcialmente o se rechaza, y extraer los datos clave”, suma.
Gracias al desarrollo de su propio agente de inteligencia artificial, Certronic ya procesa más de 9 millones de documentos al año, optimizando validaciones, reduciendo tiempos de control hasta en un 80%, y eliminando omisiones, errores y duplicaciones en la carga manual. La IA, además de clasificar y validar automáticamente la documentación, aprende con cada operación y mejora progresivamente su precisión, lo que convierte al módulo Certronic Intelligence en una herramienta clave para escalar la auditoría documental sin incrementar costos ni cargas operativas.
Este avance abre una nueva Imaginá que una contratista envía 50 recibos de sueldo. Antes, un auditor verificaba manualmente que los CUIL estuvieran bien, que el periodo coincidiera. Hoy la IA clasifica esos documentos, identifica en cada hoja a las personas, extrae el bruto, el periodo, la fecha de ingreso y todos los conceptos. Hasta podría cruzarlo con el F931 y hacer un análisis de contingencia laboral», detalla. Esa capacidad de minería de datos documental representa un salto estratégico para empresas altamente tercerizadas.
En paralelo, las métricas de operación de Certronic confirman su alcance regional y su capacidad de escalar procesos complejos. Solo en 2024, la plataforma auditó más de 9 millones de documentos y digitalizó la gestión de más de 800.000 recursos, 120.000 vehículos y 25.000 maquinarias, procesando datos de forma automatizada con reducción de tiempos y costos operativos de hasta un 80%.
Actualmente, más de 40.000 empresas contratistas son gestionadas diariamente a través de Certronic, y más de 100.000 usuarios operan con la plataforma. Todo esto en un entorno trazable, seguro y configurable, con portales adaptados a cada perfil y alertas automatizadas que evitan omisiones y mejoran la precisión.
La tercerización es hoy una práctica extendida en sectores intensivos en mano de obra. Pero también representa una fuente de riesgos si no se controla con métricas objetivas. Un estudio de la OIT de 2024 confirma que la informalidad laboral alcanza al 47,6% en América Latina y que el uso intensivo de contratistas sin controles adecuados puede derivar en conflictos judiciales. En ese contexto, herramientas como Certronic permiten digitalizar, automatizar y auditar procesos críticos.
Los beneficios de la IA en este campo están respaldados por evidencia. Publicaciones como Silicon.es destacan que la aplicación de inteligencia artificial en la gestión documental permite reducir los tiempos de procesamiento hasta en un 60%, con mejoras en la calidad de los datos y la detección de inconsistencias. En entornos con miles de documentos vinculados a normativas legales, seguros, habilitaciones, ART y cumplimiento fiscal, esa mejora no es marginal: es decisiva.
Certronic también suma garantías que refuerzan la confianza de sus clientes. Está certificada bajo la norma ISO 9001:2015 y recientemente obtuvo la ISAE 3402, una de las certificaciones internacionales más exigentes en control interno y seguridad de la información. Según el sitio especializado Securance, esta certificación permite reducir la carga de auditoría sobre los clientes, evitar revisiones duplicadas y demostrar que los controles internos funcionan de forma efectiva a lo largo del tiempo.
La combinación entre especialización jurídica, tecnología propia y una cultura organizacional de largo plazo (el 70% del equipo trabaja en la compañía hace más de una década) le permite a Certronic posicionarse como una de las soluciones más completas del mercado. Su adopción por parte de firmas como Mercado Libre, J.P. Morgan, Acindar, DOW, Pampa Energía y Grupo Peñaflor lo demuestran. “Uno de nuestros clientes suele decir ‘lo que no se mide no se gestiona’”, cita Francisco Costa y Y nosotros construimos una herramienta que permite medirlo todo, con trazabilidad y evidencia. Esa es la base de cualquier decisión empresarial seria.»
