Uno de los grandes desafíos de distintas organizaciones y actividades comerciales después de los largos periodos de aislamiento social, es el de intentar retomar las actividades cotidianas garantizando la salud y la seguridad de colaboradores y clientes. Centros comerciales, campus empresariales, colegios, universidades, compañías y hasta clubes sociales se enfrentan al dilema de reintegrar a sus colaboradores y acoger a sus clientes en cumplimiento de los protocolos de bioseguridad, con un estricto control de las capacidades de aforo y garantizando el almacenamiento, la trazabilidad y la privacidad de la información. Se trata de un verdadero reto para muchas organizaciones. Pero si la tecnología fue el factor que permitió que muchas operaciones siguieran operando durante el confinamiento, en esta nueva etapa de reapertura también puede ser la clave para un nuevo normal que permita retomar las actividades con seguridad y apego a las normas.
“La tecnología puede ser una aliada para retomar actividades presenciales de diferentes empresas, a través de la captación, el análisis de datos y de la automatización de diferentes procesos, garantizando la privacidad y el adecuado manejo de datos personales. Permite hacer procesos efectivos y seguros para la reactivación económica y tomar decisiones informadas para reabrir las instalaciones de forma segura. Empodera a los empleados para que regresen con confianza a trabajar de forma segura y productiva y ayuda a las autoridades de salud a garantizar la atención y el bienestar”, comenta Andrés Jiménez, Director de Socios, Pequeñas y Medianas Empresas de Microsoft Colombia.
Con este potencial de solucionar los grandes retos de la reactivación, algunas compañías ya comienzan a desarrollar soluciones: Deska, desarrollada por GJX; y MiSiSe de Advanced IT Consulting Services y Cloud Systems, son dos soluciones creadas para responder de forma efectiva a esta nueva realidad. La primera, inicialmente implementada en proyectos del sector construcción, está lista para adaptarse a otro tipo de sectores. Y la segunda, que nació enfocada en prestar servicios a oficinas y Centros Comerciales, está marcando la pauta para lo va a ser parte de la cotidianidad de millones de empresas y organizaciones en los próximos meses.
¿Cuáles son sus beneficios que ofrecen las soluciones tecnológicas?
- Captura y almacenamiento de datos e información: poder captar y analizar de forma eficiente y segura la información es fundamental. y este tipo de plataformas facilitan estos procesos con todas las garantías de integridad, privacidad y protección de la data.
- Crear nuevas disciplinas y dinámicas internas: una pandemia de este tipo requiere de nuevas dinámicas de ingreso a los espacios de trabajo, colaboración y convivencia. Estas soluciones incentivan la consolidación y sistematización de este tipo de rutinas de seguridad para los colaboradores y/o visitantes de un local o centro comercial, o para los trabajadores de campo.
- Control de aforo y capacidades: al estar automatizadas, estas herramientas generan reportes de aforo y de límites de capacidad de manera inmediata. Permiten controlar de manera segura y efectiva el cumplimiento de las normas y generar sistemas de alerta para evitar los peligros de las aglomeraciones y el incumplimiento de las normas de distanciamiento social.
- Visualización efectiva: poder generar visualizaciones efectivas que permitan entender el panorama completo en términos de riesgos, contagios o casos sospechosos, es una de las necesidades para un manejo estratégico de la reactivación. Esto implica entender el porcentaje de la comunidad que podría estar en mayor riesgo, ya sea por la edad, estado de salud y enfermedades preexistentes, por la zona o las personas con las que vive, o por el tipo de medio de transporte que utiliza, por lo que estas plataformas corren en herramientas como Power BI, lo cual facilita la generación de tableros y gráficas útiles para tomar decisiones.
- Automatización de procesos: garantizar el cumplimiento de protocolos de bioseguridad sin sacrificar grandes cantidades de tiempo es uno de los desafíos de las organizaciones, y también es una ventaja de soluciones como Deska y Misise, pues facilitan la automatización de procesos de seguimiento, captura y análisis de datos, que de otra manera requerirían una gran inversión de tiempo y esfuerzos por parte de los colaboradores y visitantes. La tecnología permite evitar reprocesos y el trabajo manual, y libera a los empleados y clientes de la necesidad de reprocesar la información que no requiere ser actualizada.
- Adaptabilidad: estas aplicaciones están desarrolladas para funcionar con Microsoft 365 y estar alojadas en la nube, no requieren una gran inversión en licencias adicionales para su correcto funcionamiento.
- Seguridad y privacidad: estas soluciones deben seguir lineamientos claros para el cumplimiento de las políticas de privacidad y manejo de datos personales vigentes.
MiSiSe: Mi Sitio Seguro
Pensando en apoyar a los negocios de todo tipo en su reapertura al público, Advanced IT Consulting Services y Cloud Systems diseñaron MiSiSe, una aplicación que funciona en el ecosistema de Office 365 y Azure, que es escalable y corre en la nube Microsoft, adaptándose a organizaciones desde 10 hasta más de 10.000 colaboradores. Su implementación empezó con oficinas y centros comerciales, y su sistema se basa en contar con diferentes puntos de control para los usuarios. En el caso de una oficina, los empleados llenan una encuesta en Microsoft Forms reportando su estado de salud, luego al llegar a la portería de los edificios se hace un nuevo punto de control y se toma la temperatura, y se sigue el mismo proceso a la salida. Esto permite generar reportes periódicos de flujos y aforos, permite generar alertas a la persona de recursos humanos encargada de coordinar este tipo de medidas al interior de la compañía. En caso de identificar un caso sospechoso el sistema genera indicaciones automáticas sobre las medidas que debe tomar el colaborador, como quedarse en casa o contactar a su EPS, y podría ser útil a la hora de determinar si es necesario hacer seguimiento a posibles contactos de un caso sospechoso de COVID-19.
En el caso de los centros comerciales, donde el flujo de visitantes requiere una solución muy rápida, pero a la vez confiable y precisa que trascienda las planillas de papel y pueda incluso llegar a escanear documentos de identificación, como cedula y DUI, la idea es registrar a los visitantes, verificando su temperatura y condiciones de salud, y puede rastrear a qué locales ingresaron y cuánto tiempo estuvieron en ellos, así como con qué personas tuvieron contacto. El sistema comprende un registro de salida automatizado, algo que en la mayoría de los establecimientos no ha sido implementado, y permite visualizar de inmediato la capacidad real de aforo de un establecimiento. Adicionalmente, en caso de detectar un caso positivo o sospechoso, esta solución permite identificar los lugares y posibles personas que podrían estar en riesgo. También identifica flujos y tendencias de ingreso, y permite establecer cómo varían y tomar medidas para evitar sobrecupos o aglomeraciones en puntos específicos. Esta analítica permite también mejorar la experiencia de los clientes y la asignación inteligente de recursos. “Esta solución es muy flexible y accesible, nos adaptamos a las necesidades y a los sistemas e infraestructura de todo tipo de organizaciones, la inversión es muy baja. Buscamos que estas negocios y compañías tengan los datos, las capacidades y el poder de análisis necesarias que permitan la toma de decisiones clave, que respeten la normatividad y permitan la reactivación exitosa de sus empresas”, asegura Paola Laguna, directora de Cloud Systems.
Deska: control y trazabilidad en tiempo real
Deska es una solución creada por GJX, una compañía especializada en el desarrollo de plataformas de inteligencia de negocios para el sector salud. Esta aplicación, que funciona con Power Apps y Power BI, además de estar conectada con Microsoft 365, fue una alternativa pensada inicialmente para empresas del sector de la construcción con el objetivo de que pudieran tener un control del estado de salud de sus colaboradores. La plataforma maneja dos tipos de interfase una para usuario, en la cual la persona que es la encargada de monitorear al personal de la compañía hace un censo inicial para levantamiento de datos generales relacionados con el lugar de residencia, estado de salud, comorbilidad, entre otros. “Dependiendo de la complejidad y el tamaño de la organización puede requerir el levantamiento de una mayor cantidad de datos o información inicial, aunque en general es posible adaptarlas muy rápidamente”, asegura Juan Bobadilla CEO de GJX.
La plataforma logra sistematizar por completo toda la información disponible del caso, y luego ese usuario va actualizándola al momento de ingreso y salida de los colaboradores del lugar de trabajo y también en eventos que necesiten ser reportados al sistema. La segunda interfase es la de administrador, a través de la cual pueden desarrollar diferentes tipos de actividades como actualizar los canales internos de comunicación y también revisar cuáles empleados pueden ser casos sospechosos o confirmados de COVID-19, así como reportar su situación a las autoridades competentes y generar analítica de datos sobre cuál porcentaje de la población se encuentra en riesgo, ya sea por su edad, comorbilidad, zona de residencia o medio de transporte. De igual forma, se puede llevar un registro y control de la entrega de dotación de bioseguridad como mascarillas, gel antibacterial o cualquier elemento de protección personal que la empresa considere necesario disponer. “La información y los datos quedan en los servidores que dispone la compañía cuando adquiere la solución, por lo que GJX no tiene manejo o contacto con este tipo de data, adecuados según las políticas de seguridad y privacidad para datos en salud vigentes”, explica Juan Bobadilla.
Un beneficio adicional es que por ser la salud un elemento constitutivo en todas las empresas, Deska se transforma en un elemento de uso intersectorial para recopilar y gestionar la operación corporativa en el tema de salud, ayudando a las compañías a permanecer operativas y abiertas según las condiciones determinadas y de forma segura con herramientas tecnológicas para monitorear la ocupación, los suministros de salud, los procedimientos de seguridad y buenas prácticas.
Estas soluciones de rápida implementación y bajo costo que se adaptan y se personalizan son una herramienta clave para que las empresas las implementen durante los meses que aún restan de medidas de precaución y para la nueva normalidad e importancia en la salud que inicia en esta época.
