Una contratista llama diciendo que su equipo quedó detenido en el ingreso a planta. El administrativo busca en su computadora, en los papeles, en el mail y después en la nube. El documento que falta… no aparece. El equipo pierde tiempo, la operación se frena, el estrés sube. Esa escena cotidiana fue, durante años, parte del paisaje operativo de muchas empresas que tercerizan procesos críticos.
Allí, en ese terreno gris entre el cumplimiento normativo, la responsabilidad legal y la urgencia operativa, nació Certronic. Y antes que Certronic, Laborem. La primera como plataforma, la segunda como estudio auditor que se propuso desde Bahía Blanca dar respuestas concretas a un problema recurrente: cómo controlar, documentar y auditar el vínculo con contratistas sin naufragar en planillas, mails ni papeles sueltos.
«Cuando arrancamos, era todo analógico. Los contratistas enviaban cajas con papeles, nosotros volcábamos todo en Excel. Pero ya ahí sabíamos que teníamos que construir algo distinto», recuerda Francisco Costa, abogado laboralista y fundador de ambas iniciativas. La oportunidad llegó con una licitación de Petrobras. Lo que comenzó como una consultoría documental pronto se transformó en un sistema. Y el sistema, en una plataforma: Certronic.
Del caos documental al control sistematizado
Hoy, Certronic es una solución SaaS robusta, modular y escalable, elegida por más de 160 empresas líderes. Permite gestionar con trazabilidad el cumplimiento normativo, documental y operativo de empresas contratistas y sus recursos. Además, cuenta con 20 módulos que aportan funcionalidades extra. Desde la carga de legajos digitales hasta el control de accesos; desde los calendarios de vencimiento hasta la auditoría a través de inteligencia artificial, todo se encuentra centralizado y automatizado.
Según el último Panorama Laboral de la OIT (2024), “el uso intensivo de contratistas sin un control documental eficiente puede derivar en vulneraciones normativas y conflictos judiciales para las empresas principales”. Certronic, al sistematizar y auditar la documentación, se posiciona como una herramienta clave para mitigar ese riesgo.
En muchos casos, las empresas contratistas no tienen una estructura administrativa formalizada. Son pymes familiares que gestionan en papel, sin digitalización ni trazabilidad. Certronic no sólo ayuda a las empresas principales a controlar, sino que también mejora los propios procesos de los proveedores. Además, su arquitectura abierta y su capacidad de integrarse vía API a sistemas ERP, de RRHH o de control de accesos la hacen compatible con entornos tecnológicos diversos.
En ese contexto, el carácter intuitivo de Certronic permite una adopción mayor al 90% en promedio entre los contratistas. “Nos dimos cuenta que la clave era simplificar el uso a los contratistas para ayudarlos a cumplir, por eso desarrollamos herramientas como el calendario de vencimientos o el portal del empleado que les simplifica la gestión y le ahorran tiempo. Los contratistas quieren cumplir, pero a veces no tienen las herramientas o el tiempo. Con Certronic pueden hacerlo y nos han comunicado que se sienten bien al poder cumplir con lo que las empresas les piden y verlo reflejado en sus propios KPI de Cumplimiento, Puntualidad, Criticidad y Disponibilidad que le brinda la plataforma”, profundiza Costa.
Trazabilidad, prevención y cumplimiento: los ejes del sistema
En el corazón de la evolución de la plataforma está el concepto de prevención como estrategia. «La prevención es la clave para un negocio sostenible y seguro», sostienen desde la compañía. Certronic lo operacionaliza con módulos como Risk, un módulo que cruza en segundos información de contratistas con diez fuentes oficiales (AFIP, ANSES, BCRA, SRT, entre otras), o Flow, que permite crear circuitos de validación automatizados para cada documento de la matriz.
Certronic también ofrece funcionalidades diferenciales como la trazabilidad de registros históricos, lo que permite saber cuándo un documento fue subido, modificado, reemplazado o eliminado. Esto aporta valor en auditorías internas y externas, y garantiza transparencia en cada instancia del proceso.
«Certronic genera paz operativa», dice Costa. «Porque el gerente de planta o el jefe de seguridad deja de correr detrás del papel. Todo está en el sistema. Las alertas llegan solas. Se pueden programar vencimientos, visualizaciones, hasta notificaciones automáticas.»
Pero no todo es tecnología. Francisco Costa se encarga de recordarlo. «Certronic creció por su equipo. El desarrollo, la escalabilidad, la relación con los clientes, es mérito del equipo que tenemos desde hace más de 15 años. Esa continuidad es lo que hace la diferencia.»
Del dato al conocimiento: la IA como aliada estratégica
La pasión con la que Costa cuenta la historia es visible también en cada nuevo paso. La reciente certificación ISAE 3402 -informe Tipo II- consolidó el enfoque en seguridad, confidencialidad y control. La alianza con CheckPagos llevó la trazabilidad documental al terreno financiero, permitiendo automatizar pagos a contratistas según su nivel de cumplimiento. Y el desarrollo del agente de inteligencia artificial abrió una nueva etapa.
«Hoy, la IA no reemplaza al auditor. Lo asiste. Clasifica, sugiere, ordena. Y eso nos permite reducir tiempos, errores y costos sin perder precisión. En algunos procesos, ya bajamos el tiempo de control hasta en un 80%», detalla Costa. Ese avance se concreta en el módulo Certronic Intelligence, que procesa y estructura información de documentos cargados por los usuarios, permitiendo tomar decisiones con evidencia.
La evolución de la plataforma también se refleja en la adopción creciente por parte de empresas como Mercado Libre, que implementó Certronic en 9 países, aunque gestiona los procesos con equipos propios. O como Pan American Energy, que integró Certronic a sus sistemas de acceso físico, de modo que la documentación validada habilita o bloquea el ingreso de personal tercerizado a planta. «Esto evita puntos ciegos en seguridad, higiene y compliance», Sebastián Heim, asesor en Comunicación y Marketing.
El caso de Pampa Energía permite ver resultados medibles. «Lo que no se mide, no se mejora. Y lo que no se mejora, fracasa», afirmó Víctor Rodríguez, quien era el responsable de contratistas en esa compañía.
Desde que implementaron Certronic, lograron controlar mejor el cumplimiento documental, reducir contingencias legales y generar procesos más trazables, con impacto directo en la seguridad operativa.
En el exigente sector químico y petroquímico, Unipar se destaca como líder en la producción de cloro y soda cáustica, y es el segundo mayor productor de PVC en América del Sur. Para mantener su compromiso con la seguridad, la trazabilidad y la eficiencia en la gestión de contratistas, Unipar también confía en Certronic. Con la plataforma, la empresa mantiene la documentación siempre al día, asegura la seguridad operacional, obtiene trazabilidad sin margen de error y logra procesos más ágiles y controlados.
Las integraciones, un diferencial estratégico
Certronic cuenta con más de 20 integraciones activas, lo que permite que su plataforma se conecte con sistemas críticos ya existentes en las organizaciones. Estas integraciones están agrupadas en tres grandes áreas:
- ERP y gestión de recursos humanos: Certronic se integra con sistemas como SAP, Oracle PeopleSoft, Meta4, Workday, Grupo Calipso, Beesion, Netsuite, Fën ERP y Tango. Esta articulación permite automatizar validaciones de legajos, contratistas y documentación, sincronizar datos de personal y agilizar tareas administrativas.
- Control de accesos físicos y digitales: la plataforma puede vincularse con soluciones como Hikvision, ZKTeco, Anviz, Kantech, Honeywell, SCATI y Manusa, permitiendo que el cumplimiento documental se traduzca directamente en habilitación o bloqueo de accesos según reglas predefinidas.
- Sistemas de firma digital y gestión de procesos: también se destaca la integración con Blosign, Clicksign, DocuSign, Adobe Acrobat Sign, CheckPagos y Signio, lo que facilita la firma remota de documentos, la trazabilidad de aprobaciones y la ejecución de pagos según el cumplimiento contractual.
Además, Certronic se adapta a estructuras organizativas diversas mediante perfiles diferenciados por rol, jerarquía y responsabilidad. Cada contrato puede configurarse con su propia matriz documental, con fechas de vigencia, reglas de acceso, validaciones específicas y reportes vinculados en tiempo real.
Lo que empezó como una tabla en Excel hoy es una plataforma con presencia regional, utilizada por empresas como J.P. Morgan, Iron Mountain, Grupo Peñaflor, Pampa Energía, Nutrisur y Synergium Biotech, entre muchas otras.
«Nosotros en 2015 deberíamos haber sido una historia de fracaso, porque realmente nosotros aparecimos en un momento muy prematuro y, sin embargo, fuimos una historia de éxito», dice Francisco Costa. «Desde 2007 hasta 2014 lográbamos un cliente por año, si lo conseguíamos. Y en julio de este año llegamos a 16 clientes en un mes. Y dentro de esos clientes tenés nombres como Fantoche, Vacalín… Son empresas que uno dice ‘no puedo creer que estén usando Certronic’».
En 2024, la plataforma Certronic gestionó más de 50.000 contratistas, 120.000 vehículos, 25.000 maquinarias, y 800.000 empleados externos, sumando más de 100.000 usuarios activos en total. La plataforma auditó además más de 7,5 millones de documentos. A diario, más de 40.000 empresas contratistas son gestionadas mediante Certronic.
Ese crecimiento acelerado no solo responde a la madurez del producto, sino también a su apuesta por la innovación tecnológica. «Así como en el momento en que nacimos, pasamos del papel a lo digital y de la gestión manual al control sistematizado, hoy estamos construyendo el primer agente con inteligencia artificial, que va a ser un auditor compañero del resto de los auditores», explica Costa. «Nuestro agente ya tiene la capacidad de clasificar más de 50 documentos distintos, identificar valores, validarlos, dar una recomendación sobre si se aprueba total, parcialmente o se rechaza, y extraer los datos clave.»
Esa evolución proyecta nuevos horizontes. «Imaginemos que una contratista envía 50 recibos de sueldo. Antes, un auditor verificaba manualmente que los CUIL estuvieran bien, que el periodo coincidiera. Hoy la IA clasifica esos documentos, identifica en cada hoja a las personas, extrae el bruto, el periodo, la fecha de ingreso y todos los conceptos. Hasta podría cruzarlo con el F931 y hacer un análisis de contingencia laboral», concluye. Para empresas con alta tercerización, esa capacidad de minería de datos documental representa un salto estratégico.
«Queremos que se nos conozca, sí. Pero también queremos que se conozca a quienes sostienen esto todos los días desde adentro. Romina, Ernestina, Jan… El equipo es el alma de Certronic», dice Costa, y la frase cierra el círculo: la historia de esta compañía es la historia de un propósito compartido.
