De acuerdo con el Centro Nacional de Consultoría, el 80% de las empresas nacionales aún tienen una gran dependencia de procesos manuales para los procesos de gestión documental. En un esfuerzo por optimizar esta gestión y la automatización de procesos empresariales, Digital Ware, la casa de software colombiana, ha actualizado la plataforma Ophelia SGDEA la cual ha integrado significativas mejoras para la seguridad, la eficiencia y usabilidad.
Hoy en día las compañías que utilizan esta herramientas han logrado ahorrar un 70% los tiempos de búsqueda de documentos, disminuir hasta en un 50% los costos operativos asociados a la gestión documental y mejorar en un 40% la eficiencia de sus procesos internos mediante la automatización. Además, el sistema garantiza el cumplimiento del 100% en auditorías de gestión documental gracias a su capacidad de trazabilidad.
El nuevo portal de Ophelia SGDEA presenta una interfaz más intuitiva y moderna, con una experiencia de usuario optimizada para facilitar el acceso desde cualquier dispositivo y navegador. Asimismo, incorpora mejoras en la reasignación de tareas, agiliza la aprobación de procesos con notificaciones en tiempo real y permite una visibilidad más clara del desempeño de los colaboradores mediante un panel de control mejorado.
“La nueva versión de Ophelia SGDEA presenta una interfaz renovada, más intuitiva y moderna, que mejora la usabilidad y la experiencia del usuario. Además, incorpora conectores avanzados y APIs para una integración más eficiente con otros sistemas empresariales, facilitando la interoperabilidad y automatización de procesos” destacó Jonier Rojas Caballero, director de Transformación Digital y Analítica para Digital Ware.
Ophelia SGDEA optimiza la gestión documental con una integración avanzada con BPM y otros sistemas empresariales, permitiendo la automatización de procesos y reduciendo la dependencia de tareas manuales, lo que minimiza errores y mejora la eficiencia operativa.
Así mismo, su funcionalidad colaborativa permite que múltiples usuarios trabajen en un mismo documento en tiempo real, facilitando la edición simultánea y agilizando los flujos de aprobación y rechazo con total trazabilidad. Esto garantiza mayor control, transparencia y rapidez en la toma de decisiones dentro de la organización.
«Con este nuevo portal, damos un paso adelante en la digitalización inteligente de los procesos documentales, asegurando no solo un acceso más ágil y seguro a la información, sino también una mayor integración con sistemas empresariales y un control más eficiente de los flujos de trabajo. Esta transformación permitirá a las empresas operar con mayor transparencia, optimizando su toma de decisiones y asegurando el cumplimiento normativo con estándares locales e internacionales» completa el experto.
Uno de los avances más destacados de esta actualización es la implementación de un sistema de semaforización de procesos, que facilita la identificación de tareas críticas y la asignación de prioridades dentro de la organización.
En materia de seguridad, se han fortalecido los mecanismos de autenticación y control de accesos, con permisos más detallados que garantizan la protección de la información y el cumplimiento normativo. Esta nueva versión, ha sido diseñada para fortalecer la seguridad con un esquema de autenticación más robusto y permisos de acceso más detallados, elementos que garantizan la protección de la información y el cumplimiento con regulaciones como la Ley General de Archivo y el GDPR.
Digital Ware reafirma su compromiso con la evolución tecnológica y la eficiencia operativa de sus clientes, asegurando un sistema escalable y en constante actualización para responder a las necesidades del entorno digital actual. Con estas mejoras, las empresas podrán gestionar su documentación de manera descentralizada, segura y transparente, impulsando su competitividad en un entorno cada vez más digitalizado.
