En la era digital, la gestión documental ha dejado de ser un proceso administrativo para convertirse en un eje estratégico para la eficiencia, la sostenibilidad y la transparencia. La transición hacia modelos sin papel no solo aporta al cuidado del medio ambiente, sino que también reduce tiempos, costos y riesgos operativos.
Según cifras del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de Colombia (MinTIC), en el sector público el gasto anual en papel y almacenamiento físico de documentos supera los 300 mil millones de pesos. A nivel empresarial, estudios de la Association for Intelligent Information Management (AIIM) estiman que la digitalización documental puede reducir estos costos en más del 40 %.
En este contexto, la tecnología nacional ha comenzado a jugar un papel clave. Digital Ware ha desarrollado herramientas orientadas a facilitar una gestión documental más inteligente, alineada con estándares internacionales y normativas locales. Un ejemplo de ello es su plataforma Ophelia-SGDEA, que no presta servicios de digitalización, pero sí permite a las organizaciones automatizar todo el ciclo de vida documental, desde su creación y trámite hasta su conservación digital y disposición final, promoviendo la filosofía “Cero Papel”.
“La transformación digital empieza por los documentos. Gestionarlos de forma inteligente es avanzar hacia organizaciones más ágiles, sostenibles y seguras. Es por esto que resulta necesario implementar tecnologías que respondan a las necesidades de digitalización de las organizaciones, ya que estas permiten hacer más eficientes los procesos y reducir costos operativos. Dar ese paso es clave para lograr una verdadera evolución en la forma en que trabajamos y gestionamos la información”, afirma Jonier Rojas, Director de transformación digital y analitica.
Más allá del ahorro en insumos y espacio, la gestión documental digital mejora significativamente la toma de decisiones, al facilitar el acceso a información confiable en tiempo real. Según un estudio de la firma de análisis IDC (International Data Corporation), las empresas que adoptan estrategias digitales para la gestión de documentos pueden aumentar su productividad hasta en un 30 % y reducir en un 80 % los errores relacionados con la manipulación de archivos físicos.
Además, las plataformas como Ophelia-SGDEA fortalecen la seguridad de la información, al garantizar trazabilidad, control de versiones y cumplimiento de estándares de protección de datos. En sectores como salud, justicia, educación o banca —donde el manejo documental es masivo y sensible— este tipo de soluciones no solo optimizan procesos, sino que también generan confianza entre los usuarios, pacientes, estudiantes o ciudadanos.
La apuesta por la gestión documental digital también se alinea con los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS), en particular con el ODS 12, sobre producción y consumo responsables, y el ODS 16, que promueve instituciones eficaces, responsables y transparentes.
En un momento en el que la trazabilidad, la eficiencia operativa y la protección de la información son claves, contar con una herramienta tecnológica robusta para gestionar los documentos ya digitalizados o nativamente digitales deja de ser una opción y se consolida como una necesidad urgente para las organizaciones del país.
