El trabajo híbrido se instauró para muchas personas durante el 2022, y la transición hacia este modelo de colaboración pudo ser difícil para varios.
Cambiar entre múltiples contextos de trabajo, ubicaciones y herramientas llega a ser realmente retador, a menos que vuelvas a la tecnología tu mejor aliada.
Mientras te despides de un desafiante año, prueba estos ocho tips de Google Workspace para manejar mejor tu tiempo y productividad a lo largo del 2023.
Cambia la manera en que administras el tiempo
¿Tienes una agenda demasiado ocupada? Aprovecha el etiquetado por colores de Google Calendar. Esta función te ayudará a entender cómo estás usando tu tiempo. Simplemente otorga una etiqueta a cada color, puede ser: “estrategía” al color verde, “reuniones de equipo” al color naranja y marca los eventos de tu calendario. Automáticamente Time Insights te dará una idea del tiempo que ocupas para cada categoría de actividad. De esta manera, podrás balancear mejor tu tiempo entre eventos para alcanzar tus metas.
2. Configura tus horas de trabajo y ubicación
Una manera de dar seguimiento a tus horas de trabajo, las cuales pueden fácilmente incrementarse en modelos híbridos, es marcarlos en Google Calendar. Así, si alguien trata de agendar una reunión contigo, digamos, antes de las 9:00 am o después de las 6:00 pm, les llegará una notificación.
Si lo prefieres, también puedes establecer una ubicación de trabajo. Al marcar en tu calendario los días que estarás presente en la oficina, puedes ayudar a que tus colaboradores de trabajo, que prefieran tener una reunión presencial, elijan un momento durante ese día.
3. Haz tiempo para citas
Si quieres establecer un bloque de tiempo específico para que tus colaboradores agenden reuniones contigo, utiliza la función “Configurar citas”, esta función te permitirá crear espacios desde 15 minutos hasta 2 horas (o incluso personalizar el tiempo) dentro de bloque deseado.
Adicionalmente, puedes compartir un enlace a este bloque de citas para que personas externas a tu organización puedan agendar reuniones contigo por Meet o de forma presencial y recibir notificaciones de recordatorio. También puedes generar un botón que se inserte a tu sitio web con estos espacios en tu agenda.
4. Mantén a la vista tus tareas pendientes
Habilita la función Tareas en Calendar para mantener tu lista de tareas pendientes a la vista y dar un seguimiento puntual de ellas. Calendar permite ver tareas atrasadas y personalizar los cronogramas de recurrencia directamente. Esto te permite seguir de cerca y completar las tareas cada día, asegurándote de estar al día con tus responsabilidades.
5. Filtra los correos electrónicos para centrarte en las cosas importantes
¿Te provoca ansiedad ver 175 correos electrónicos sin leer a primera hora de la mañana? Toma el control de tu bandeja de entrada estableciendo reglas en Gmail para redirigir los correos electrónicos a medida que llegan a tu bandeja de entrada. Por ejemplo, si recibes muchos newsletters por correo electrónico, configura un filtro de: «Tiene las palabras: darse de baja»; ahora, esos correos electrónicos no te distraerán, y aún puedes buscarlos más tarde.
También puedes configurar un filtro que destaque los correos electrónicos de algunas personas como tu supervisor o tu jefa, para asegurarte de priorizarlos al comenzar el día.
6. Envía tus correos electrónicos más rápido
Cuando tu día comienza y termina en tu bandeja de entrada, cualquier cosa que te ayude a redactar correos más rápido es de gran ayuda. Gmail ahora te permite redactar mensajes a mayor velocidad con Smart Compose y Smart Reply, que sugieren formas de completar tus oraciones. Esto ahorra tiempo de escritura.
¿Tienes dificultades para leer todos sus mensajes? Asegúrate de usar las acciones de desplazamiento de Gmail para eliminar o posponer un correo electrónico de tu bandeja de entrada y hacer que regrese como un mensaje no leído en el momento que prefieras.
7. Ponte al día sobre una reunión
Un elemento inherente a la flexibilidad es la idea de que te puedes poner al corriente sobre distintos temas en una reunión o en un documento. Ahora, Google Meet te permite ver la grabación de una reunión si no pudiste entrar a ella, ya sea por algún viaje de negocios o falta de disponibilidad por diferentes zonas horarias.
También puedes utilizar las transcripciones automáticas de las reuniones en Meet en inglés, lo que significa que puedes obtener una idea general de la reunión sin ver el video completo.
8. Colabora con mayor eficiencia en línea
Para crear una nuevo Google Docs, simplemente teclea en la barra del buscador de una pestaña nueva ‘doc.new’. También puedes escribir “@” en un Doc para generar una lista de personas, contenido, documentos y archivos que pueden sumarse a un nuevo proyecto.
Como usuario, también puedes crear documentos altamente personalizados y organizados mediante el uso de plantillas de tablas e insertar rápidamente bloques de creación para elementos de flujo de trabajo comunes, como el seguimiento de contenido de lanzamiento, el activo del proyecto, el seguimiento de revisión o la hoja de ruta del producto.
Esperamos que estos consejos te ayuden en adelante a ahorrar tiempo y mejorar tu productividad.
