Las leyes cambian a veces sin previo aviso, las normas locales varían de una región a otra y a ellas se suman las reglas internas y los compromisos ESG de cada compañía. Para una empresa que opera en varios países, cumplir deja de ser un trámite periódico y se vuelve un trabajo diario que toca a proveedores, finanzas y logística.
El costo de fallar tiene tres frentes. El primero es operativo: si una empresa descubre que un proveedor nuevo no cumple la normativa, debe dejar de trabajar con él y deja de recibir los materiales de sus productos hasta que se resuelva. Lo mismo ocurre cuando detecta irregularidades internas y debe frenar la actividad mientras avanzan las investigaciones. El segundo es reputacional: un caso grave puede llegar a los medios y alejar a clientes potenciales. El tercero es financiero: a la pérdida de negocio se suman multas que pueden complicar el pago de proveedores, facturas e incluso nóminas.
“Muchas compañías tratan el cumplimiento como un asunto del área legal. Cuando falla, el que frena es el negocio entero”, afirma Juan Pablo Rincón, VP Latam de Bizagi.
Tres decisiones que separan a quienes cumplen de quienes reaccionan
- Un programa de cumplimiento definido: sin directrices y mejores prácticas escritas, es difícil que todos los empleados sigan el mismo criterio.
- Evaluación periódica de proveedores: las amenazas suelen venir de fuera de la organización. Auditar a los proveedores solo en la incorporación no basta: la revisión debe repetirse.
- Sistemas integrados: eliminar silos e incorporar los controles dentro de los flujos de trabajo automatizados deja poco margen para el incumplimiento.
“La diferencia está en dónde ocurre el control. Si depende de que alguien se acuerde de revisar, tarde o temprano se pasa por alto. Si está dentro del flujo, el paso no se puede saltar”, señala Rincón.
Un caso en la práctica
Una multinacional de bienes de consumo con operación internacional tenía procesos de envíos y fijación de precios que no estaban bien integrados con sus sistemas principales. Sus empleados dedicaban tiempo a perseguir aprobaciones y a actualizar datos a mano para cumplir los procesos internacionales de envío y precios.
Con la plataforma low-code de Bizagi y el socio de implementación Nividous, la compañía definió flujos de trabajo claros y los conectó con SAP, DocuSign y Excel. Añadió recordatorios automáticos de aprobación y un registro de auditoría con los responsables de cada paso. Los resultados:
- La estructura de precios para clientes se crea tres veces más rápido.
- El ciclo de aprobación de precios se redujo 50 %.
- Se gestionaron más de 1.900 casos de envío de clientes en siete meses.
- Cada proceso tiene visibilidad completa de su estado y un responsable identificado.
“Lo que logró esta compañía fue poder demostrar quién aprobó qué y cuándo, sin depender de correos ni hojas de cálculo”, explica Rincón.
La automatización puede asegurar que el cumplimiento se verifique en cada punto de la cadena y que, si aparece un incumplimiento, se actúe de inmediato. También permite crear aplicaciones para los empleados con un flujo de trabajo conforme a las reglas desde el primer paso.
